Planejar é preciso

O sucesso para o processo de instalação, atualização ou migração do ERP TOTVS Protheus está diretamente ligado a um planejamento bem feito e uma execução afinada. Um detalhamento maior nesta etapa diminui o número de ajustes ou contornos ao longo do processo, protege o investimento financeiro e garante a boa utilização das equipes e recursos envolvidos. Seguem aqui alguns pontos importantes para se considerar durante o planejamento:

Nem o primeiro......
Migrar para novas versões recém lançadas podem gerar contratempos, uma vez que a versão recente pode não ter sido plenamente explorada e muitos problemas podem permanecer desconhecidos ou ainda sem solução. Aguarde um pouco mais para garantir que a versão está madura ou obtenha comprovações do desenvolvedor sobre o estágio atual da aplicação.

...... nem o último
Permanecer em versões antigas, prestes a serem descontinuadas, provoca migrações feitas em prazos apertados, compromete a qualidade do processo ou gera a necessidade de extensão do suporte, resultando em gastos fora do budget.

Busque o necessário
Identifique e baixe todos os componentes utilizados no processo de atualização. Isso evita interrupções durante a operação e permite que toda a atividade seja realizada continuamente. Desta forma você também estabelece métricas com maior precisão. Outro fator importante é considerar as datas em que os pacotes de atualização/correção são liberados para que o novo ambiente não entre em produção já defasado.

Mapeie as customizações
Elas devem ser identificadas e testadas individualmente para garantir seu perfeito funcionamento na nova versão. Avalie a infraestrutura Sua infraestrutura deve ser capaz de suportar os testes, a entrada em produção e a longevidade da nova versão.

Liste os envolvidos
Para garantir que todos os envolvidos participarão do processo, liste os departamentos que utilizam o software, independente do volume ou frequência. Uma rotina feita uma vez no mês, ou no ano, pode ser tão crucial quanto uma rotina diária e por isso não deve ser descartada.

Determine as pessoas chave
Escolha, com a ajuda dos responsáveis de cada departamento, as pessoas chave que deverão realizar os testes. Estas pessoas devem ter um conhecimento amplo das atividades do seu departamento e, se possível, do fluxo macro onde suas atividades estão inseridas. Quanto maior for o grau de conhecimento, mais completos serão seus testes.

Monte os cadernos
A melhor forma de controlar, e validar, as atividades são os cadernos de testes. Estes cadernos devem conter os processos e as rotinas que serão validados pelos usuários chave no novo ambiente, permitindo que sejam apontados sucessos e falhas para cada uma delas. O sucesso aqui está no grau de fidelidade do caderno ao fluxo de trabalho de cada envolvido.

Construa seu ambiente de testes
Seu ambiente deve ser um espelho, ou o mais próximo possível, do ambiente de produção. Isso garante que os resultados obtidos nele serão similares ao que você encontrará no ambiente oficial.

Repita a instalação, atualização ou migração
Nesta etapa é comum encontrarmos e corrigirmos vários erros. Problemas solucionados podem ser o ponto de partida de novos problemas. Repita o processo até dominar todas as ocorrências e possuir solução para todas elas. Isso evita surpresas no momento de realizar a operação em produção.

Teste primeiro
Concluída a primeira configuração do novo ambiente de homologação, faça testes internos para garantir que tudo está funcionando corretamente antes de liberá-lo aos usuários. Muitos erros primários podem ser eliminados nessa etapa.

Acompanhe os testes
Iniciado o período de testes pelas pessoas chave, acompanhe as atividades para saber se tudo está correndo conforme o planejado. Isso permitirá ajustes pontuais e imediatos em caso de contratempos.

Valide as inconsistências (de novo!!!)
Identificados os erros e aplicadas as correções, retorne os cadernos aos usuários chave para que eles realizem novamente seus testes e validem as correções aplicadas. São eles os mais indicados para avaliar se a correção foi adequada.

Aplique em produção
Tendo o aval de todos os envolvidos e com todos os testes devidamente concluídos, replique o procedimento no ambiente de produção.

Documente tudo
Todo o material gerado no processo deve ser armazenado como base de lições aprendidas. Isso garantirá processo ainda melhor no futuro.

Dois itens não foram citados pontualmente nas dicas acima, pois devem permear toda a operação: comunicação e comprometimento. É extremamente importante que a comunicação entre todos os envolvidos seja clara e ocorra durante todo o processo. Nem sempre são necessárias reuniões formais mas qualquer decisão deve ser documentada e divulgada à todos os envolvidos para que não haja nem ruído e nem desinformação. Uma vez que esta atividade será realizada durante a rotina diária de responsáveis de departamentos e seus usuários chave, o comprometimento será o diferencial para que a atividade seja bem sucedida.

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