Meu primeiro ERP - O Plano

Depois de muitas reuniões e avaliações, o ERP está finalmente escolhido. Quais os próximos passos para iniciar a implementação? Baseado nas boas práticas, os próximos passos seriam:

- Estabelecer um plano de implementação
- Designar uma equipe de implementação
- Preparar a infraestrutura
- Configurar o sistema
- Trabalhar e Importar dados
- Testar o sistema
- Treinar os usuários
- Go Live

Começaremos hoje falando da elaboração do Plano de Implementação, ou Implantação, do seu ERP. A elaboração deste plano é de extrema importância para garantir o sucesso do projeto e a realização dos objetivos da empresa. Isso porque um plano bem elaborado permite que a empresa tenha uma visão clara e detalhada do que será necessário no processo, incluindo custos, cronograma, recursos necessários, etapas do processo e riscos envolvidos.

Vale lembrar que boa parte deste plano, ou pelo menos o seu "esqueleto" já foi elaborado durante o processo de avaliação do sistema e nesta etapa caberá à equipe envolvida detalhar ao máximo cada uma das etapas.

Além disso, a elaboração de um plano de implantação de ERP ajuda a:

Identificar e mitigar riscos
A identificação dos riscos associados ao projeto e a elaboração de estratégias para minimizar, ou mitigar, esses riscos de riscos é fundamental para garantir que o projeto seja realizado com sucesso.

Definir objetivos e metas ("Milestones")
O plano de implantação ajuda a empresa a definir claramente os objetivos e metas do projeto e, principalmente seus "marcos" ou "entregáveis" (Milestones). Através deles é possível medir o andamento do projeto, o encerramento de uma fase e o início da próxima, garantindo assim que todos os envolvidos estejam alinhados e trabalhando em direção aos mesmos objetivos.

Estabelecer um cronograma realista
Um plano de implantação bem elaborado inclui um cronograma realista, que leva em consideração fatores como disponibilidade de recursos internos e externos e possíveis imprevistos. Isso ajuda a garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo previsto.

Neste tópico, é importante realizarmos uma ressalva. A definição dos prazos normalmente leva em conta apenas o desenrolar técnico do processo como instalações, configurações, importações e outras etapas cuja métrica pode ser definida mais facilmente.

Mas a definição dos prazos e cronogramas devem levar em conta também as pessoas e os processos envolvidos. É comum simplificarmos demais os processos ou contarmos com a fácil absorção das novas técnicas por parte das pessoas envolvidas mas isso nem sempre é uma verdade absoluta.

Garantir a alocação adequada de recursos
Um plano de implantação detalhado ajuda a empresa a determinar quais recursos são necessários para o projeto e a garantir que esses recursos sejam alocados adequadamente. Isso inclui recursos financeiros, recursos humanos e infraestrutura de TI. Tão importante quanto mapear os recursos é alocá-los no momento correto e liberá-los tão logo seja possível.

Identificar necessidades de treinamento
A implementação de um novo sistema de ERP requer treinamento adequado para os usuários finais. Um plano de implantação bem elaborado identifica as necessidades de treinamento, o momento certo de sua aplicação em cada fase do processo, e inclui estratégias para garantir que os usuários estejam familiarizados e confortáveis com o novo sistema.

Outros sistemas: Integração e/ou Substituição
Um plano de implantação ajuda a empresa a garantir que o novo sistema de ERP seja integrado adequadamente com outros sistemas e aplicativos que a empresa usa ou as etapas necessárias caso o ERP venha a substituir algum sistema utilizado até então. Isso ajuda a garantir que os dados sejam compartilhados (ou migrados) adequadamente entre os sistemas e que não haja interrupção nos processos de negócios existentes.

Garantir a segurança dos dados
Um plano de implantação bem elaborado inclui medidas de segurança adequadas para proteger os dados da empresa, incluindo backup de dados, políticas de acesso seguro e proteção contra ataques de hackers.

Mecanismos de Ajustes
Tão importante quanto o detalhamento dos passos do processo é a elaboração de um mecanismo para a correção de rota em caso de desvios. Ter um plano desenhado para implementar ajustes no seu plano garante que os prazos sejam cumpridos conforme o planejamento ou que possíveis prorrogações sejam sustentadas por argumentos consistentes e que todos os envolvidos estejam cientes de todos os acontecimentos ocorridos no projeto.

Meios de Comunicação
Embora seja o último item da nossa lista, os meios de comunicação e formalização das atividades é o coração de todo o projeto. Ele estará presente aqui e em todas as demais etapas. Definir um meio de comunicação eficiente para todos os acontecimentos e etapas pode ser a garantia do seu sucesso durante uma implantação.

Você pode criar uma metodologia adequada ao grau de importância de cada ocorrência indo de um simples e-mail à reuniões com o board para formalizar algum acontecimento. Não é necessário que o mesmo meio seja utilizado em todos os momentos mas é imprescindível que as ferramentas sejam claras e estejam ao alcance de todos os envolvidos para que a informação não fique perdida ao longo do processo.

Na nossa próxima conversa, falaremos sobre a formação das equipes para a implantação do ERP.

Precisando de ajuda para elaborar o seu plano de implantação? Nós podemos ajudá-lo.

Um grande abraço à todos.

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