Meu Primeiro ERP - A Importação

Chegou finalmente a hora de inserir dados no seu novo ERP. Este será o ponto de partida para o início dos testes de utilização e da validação dos processos desenhados durante as fases anteriores. Os dados originais podem chegar ao novo sistema através de importações de dados digitados em planilhas ou originados de sistemas usados anteriormente.

As dificuldades mais comuns encontradas nesse processo são:

1) Dados inconsistentes ou incompletos: Em alguns casos, os dados no sistema antigo podem estar incompletos, inconsistentes ou desatualizados. Isso pode levar a erros durante a transferência de dados, o que pode afetar a qualidade dos dados no novo sistema.

2) Incompatibilidade de formatos: Os sistemas antigos podem usar formatos de dados diferentes dos usados pelo novo sistema. Se isso ocorrer, será necessário converter os dados para o formato adequado, o que pode ser complicado e propenso a erros.

3) Falta de documentação: Se a documentação adequada dos dados não estiver disponível, pode ser difícil identificar e entender os dados que precisam ser transferidos. Isso pode levar a erros de interpretação dos dados, o que pode afetar a qualidade dos dados no novo sistema.

4) Problemas de segurança: Durante o processo de transferência de dados, pode haver riscos de segurança, como violações de privacidade e exposição de informações confidenciais. É importante garantir que todos os dados sejam transferidos com segurança e que sejam tomadas medidas para proteger as informações confidenciais.

5) Problemas de integração: O novo sistema pode ter dificuldades em integrar os dados transferidos com outros sistemas e aplicativos existentes na empresa. Isso pode levar a problemas de compatibilidade e erros de processamento de dados.

6) Erros de importação: Durante o processo de importação de dados, podem ocorrer erros que afetam a integridade dos dados transferidos. Por exemplo, pode haver duplicação de dados, perda de informações ou inconsistências entre os dados transferidos e os dados originais.

Tendo em vista os prováveis impedimentos, por onde começamos?

Iniciaremos o processo trabalhando no mapeamento das bases de dados envolvidas, tanto no novo sistema, como nos anteriores (caso existam). Nesta fase, serão construídas as amarrações "De - Para" entre as bases, a identificação das chaves primárias e campos obrigatórios em cada tabela do novo ERP.

Para sistemas anteriores, algumas empresas optam por uma data de corte e preservam os dados no sistema antigo, para consultas futuras, migrando apenas cadastros e saldos para o ERP novo. Outras optam pela migração completa dos dados. Ambas são válidas e funcionais.

O próximo passo será preparar os dados. De acordo com o seu mapeamento, foi possível identificar se todas as informações necessárias às novas tabelas estão disponíveis, se estas necessitam de complementos ou se as mesmas devem ser desenvolvidas pois não existiam anteriormente. Vale neste momento o saneamento das informações para que os dados carregados sejam os mais saudáveis possíveis. Pelas diferentes estruturas, até mesmo uma normalização (divisão das informações anteriormente alocadas em uma única tabela para duas ou mais tabelas novas) pode ser necessária.

Com os dados prontos, estamos preparados para iniciar os testes de importação. Este processo deve ser realizado no ambiente de homologação e busca validar se a massa de dados construída está devidamente organizada para abastecer as tabelas do ERP. Temos vários cenários diferentes para a execução desta etapa. Alguns ERP's permitem a interação direta com a base de dados. Outros permitem que você utilize a sua linguagem nativa para o desenvolvimento de ferramentas para a carga das informações. Temos também aqueles que já possuem módulos próprios para esse processo em sua estrutura.

Dados carregados em homologação. É hora de testar. O sucesso no processo de importação não garante que os dados carregados estão corretos quando aplicados nas atividades de cada módulo e de cada área. Terminada a carga, cada um dos departamentos deve realizar as operações identificadas como cruciais em seus cadernos de testes para validar a nova base criada. Não é incomum realizar correções e repetições nesta etapa até que a base esteja pronta para ser importada no ambiente de produção.

Os testes de importação e utilização geram uma documentação rica em detalhes que será usada no momento de replicar essa operação no ambiente de produção. Todas as lições aprendidas até agora permitirão que o processo seja bem mais dinâmico e livre de surpresas. Terminada a importação, seu novo ERP está pronto para ser utilizado e seus colaboradores estão prontos para iniciar a etapa de treinamento. Esse será o assunto no nosso próximo bate-papo.

Estamos prontos para auxiliar você em cada uma destas etapas. Entre em contato!

Um grande abraço à todos!!!

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