Meu Primeiro ERP - A Equipe

Nos capítulos anteriores...

...definimos o ERP (Enterprise Resource Planning) que melhor se aplica à empresa e ao negócio e definimos, em detalhes, o plano de implantação. O próximo passo: montar a equipe que executará o planejamento e realizará a implementação do sistema.

Um passo decisivo

A escolha da equipe de implantação de um ERP é de extrema importância para o sucesso do projeto. Um ERP é um software de gestão empresarial que integra diversas áreas de uma empresa, como finanças, produção, vendas e recursos humanos, em uma única plataforma.

Uma equipe de implantação experiente e qualificada é fundamental para garantir que o ERP seja configurado e personalizado corretamente para atender às necessidades específicas da empresa. Além disso, uma equipe competente pode ajudar a empresa a definir processos internos mais eficientes, orientar os usuários na utilização do sistema e fornecer suporte técnico durante todo o processo.

Uma escolha equivocada da equipe de implantação pode resultar em atrasos na implementação, erros de configuração, problemas de integração com outros sistemas, falta de treinamento adequado dos usuários e, consequentemente, em um retorno de investimento mais baixo ou até mesmo em fracasso do projeto.

Por isso, é importante escolher uma equipe de implantação de ERP com experiência comprovada no mercado, conhecimento técnico e habilidades de comunicação e gestão de projetos. A equipe deve ser capaz de entender as necessidades da empresa e oferecer soluções personalizadas que atendam a essas necessidades, além de fornecer treinamento e suporte adequados aos usuários.

Equipe Interna x Consultoria Externa

A decisão entre usar uma equipe interna ou uma consultoria externa para a implantação de um ERP depende de vários fatores, como o tamanho da empresa, a complexidade do projeto, a disponibilidade de recursos internos, entre outros.

Uma equipe interna pode ter vantagens, como conhecimento profundo dos processos da empresa, maior facilidade para implementar mudanças e menor custo. No entanto, é importante garantir que a equipe tenha o conhecimento técnico necessário e a disponibilidade de tempo para se dedicar ao projeto. Além disso, o conhecimento aprofundado da rotina por parte da equipe interna pode dificultar a melhoria dos processos e, até mesmo, a sua substituição.

Por outro lado, uma consultoria externa pode trazer expertise e conhecimentos técnicos específicos em ERP, além de fornecer suporte e treinamento aos usuários. No entanto, isso pode ser mais caro do que usar uma equipe interna, e pode haver desafios na comunicação e na colaboração entre a consultoria e a equipe interna da empresa.

A decisão final deve levar em consideração esses fatores e ser baseada nas necessidades e recursos específicos da empresa. É importante avaliar as competências da equipe interna e considerar a contratação de uma consultoria externa caso haja lacunas importantes, especialmente em áreas técnicas. Além disso, é fundamental selecionar uma consultoria confiável e com experiência comprovada na implantação de ERP para garantir que o projeto seja bem-sucedido.

Mas quem deve participar?

A equipe de implantação de um ERP deve incluir colaboradores de várias áreas da empresa, a fim de garantir que todos os processos e requisitos do negócio sejam atendidos e que os usuários finais sejam treinados adequadamente.

Algumas das áreas que devem ser consideradas para integrar a equipe de implantação são:

- TI: a equipe de TI é responsável pela implementação e manutenção do sistema. Devem ser incluídos especialistas em hardware, software, banco de dados, rede e segurança.
- Gestão de Projetos: um gerente de projetos deve liderar a equipe e coordenar as atividades de implantação. Ele deve garantir que o projeto esteja dentro do prazo, do orçamento e dos requisitos definidos.
- Recursos Humanos: a equipe de RH pode ajudar a definir as políticas de recursos humanos que serão implementadas no sistema, incluindo processos de recrutamento, treinamento, medicina, segurança e desenvolvimento.
- Finanças: a equipe financeira pode ajudar a definir o fluxo de caixa, o controle de custos, o orçamento e outras funcionalidades relacionadas ao setor financeiro.
- Compras: a equipe de compras pode ajudar a definir os processos de aquisição e controle de estoque.
- Produção: a equipe de produção pode ajudar a definir as rotinas de produção, ordens de serviço, manutenção preventiva e outras funcionalidades relacionadas ao setor produtivo.
- Vendas e Marketing: a equipe de vendas e marketing pode ajudar a definir os processos de vendas, promoções, descontos, preços e outras funcionalidades relacionadas ao setor comercial.
- Engenharias: as equipes das engenharias estão diretamente ligadas aos processos produtivos e comerciais por isso sua contribuição é indispensável.
- Qualidade: a equipe de qualidade pode ajudar a definir seus processos, uma vez que estes permeiam toda a empresa.

É importante que a equipe de implantação tenha representantes de todas as áreas da empresa que serão afetadas pelo ERP. Isso garantirá que o sistema seja configurado de acordo com as necessidades de cada departamento e que todos os usuários finais sejam treinados adequadamente para usar o sistema com eficiência.

Ponto importante: Mais do que integrantes de todas as áreas, os integrantes devem ter um conhecimento amplo dos seus processos e como os seus processos se relacionam com as demais áreas. Pensar no processo de forma individual pode gerar complicações futuras na integração dos módulos.

O Sponsor

Um Sponsor é uma pessoa ou grupo de pessoas que apoiam e patrocinam o projeto. Esses indivíduos são responsáveis por fornecer recursos, orientação e apoio necessário para garantir que o projeto alcance seus objetivos. Eles também são responsáveis por tomar decisões importantes e fornecer orientação estratégica ao projeto.

Geralmente trata-se de um membro de alto escalão da empresa, como um diretor ou gerente executivo, que tem autoridade e influência para garantir que o projeto receba o apoio necessário da organização. O papel do Sponsor é fundamental para o sucesso do projeto, pois ele é o responsável por garantir que o projeto esteja alinhado com as prioridades estratégicas da empresa e que tenha recursos adequados para alcançar seus objetivos.

Ele é responsável por aprovar o orçamento do projeto, garantir que os recursos necessários estejam disponíveis, identificar e resolver problemas e obstáculos que possam surgir, bem como ajudar a equipe do projeto a manter o foco e o compromisso com os objetivos do projeto. Em resumo, o Sponsor é o defensor do projeto dentro da empresa e trabalha para garantir que o projeto tenha sucesso.

Normalmente a equipe de implantação reporta diretamente à ele e ele, diretamente ao Comitê Gestor, formado por presidência e corpo diretivo.

E por fim....

Estamos prontos para auxiliar na implementação (ou reimplementação) do seu ERP. Entre em contato.

Um grande abraço à todos!!!

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